Tenga cuidado: Sus documentos empresariales pueden estar en riesgo

La pandemia cambió la forma de relacionarnos tanto en entornos cotidianos como en el mundo empresarial. Sobre este último, se instauraron cambios sustanciales como el teletrabajo, la forma de relacionarse con clientes, proveedores y la gestión de documentos electrónicos.

Si bien la producción de documentos electrónicos se remonta a varias décadas atrás, la pandemia cambió la vieja costumbre de imprimir documentos para ser archivados y ocupar un espacio físico dentro de las instalaciones, pues ahora se abrió un espectro donde los documentos se elaboran, gestionan y eliminan en entornos 100% digitales.

Esto último resulta interesante e innovador, sin embargo, en la práctica deriva en una complejidad para administrar documentos electrónicos, pues existen vacíos técnicos y jurídicos que puede crear varios dolores de cabeza, y quizás como empresario no los ha vislumbrado a corto, mediano y largo plazo.

Por lo anterior formulamos tres simples preguntas y que como CEO, puede determinar el riesgo a que está abocado actualmente:

¿Dispone de mecanismos técnicos para asegurar que los documentos electrónicos no son manipulados sin autorización

¿Dispone de mecanismos tecnológicos para garantizar la consulta autorizada de los documentos electrónicos?

¿Dispone de controles suficientes para evitar que sean eliminados documentos electrónicos sin la trazabilidad y permisos requeridos?

Si al menos dos de las tres preguntas, la respuesta fue “NO”, quizás su Empresa se encuentre en un alto riesgo en términos de seguridad de la información y documentos electrónicos, por lo que requiere un cuidado especial, ágil, certero y a bajo costo.

BESTDoc es un producto que no solo responde y soluciona las preguntas formuladas en el cuestionario anterior, sino que abarca más soluciones tecnológicas y jurídicas que le aseguran a su empresa desarrollar mecanismos que controlan los 360° de la gestión de documentos, creando todo un ecosistema digital que le permite sacar el mayor provecho al uso de la información colaborativa de su Empresa.

Disponer de este producto puede darse cómodamente mediante una suscripción mensual del servicio, y podemos llegar fácilmente a un nivel de maduración que involucre firmas electrónicas, firmas digitales, correos electrónicos certificados, política de retención y eliminación segura bajo mecanismos auditados, entre otros.

La palabra “simple” resulta corta para personalizar flujos de documentos como contratos, donde puedan revisar, editar y firmar electrónicamente este tipo de documentos para ser almacenados con todo el valor probatorio frente a cualquier controversia jurídica. Estamos seguros que nuestra propuesta de valor responde a los desafíos propios de la transformación digital que hoy exige su Empresa, generándole valor de manera inmediata.

Autor: Diego Andrés Campos Gómez