¿Por qué la normalización de la gestión documental?

BESTDoc / July 19, 2022

A lo largo del tiempo, la gestión de documentos tanto físico como digital, ha resultado un poco complejo, aun cuando reconocemos el valor de los documentos a nivel empresarial.

Por esto, desde hace varias décadas, surgieron iniciativas para estandarizar el ciclo de vida de los documentos y con ello, facilitar no solo la fase de planeación, gestión y preservación ahora en entornos electrónicos.

A continuación, se presenta un cuadro que resume las principales normas internacionales relacionadas con la gestión documental electrónica, y como se relaciona con un Software de gestión electrónica de documentos – SGDEA.

Cada una de ellas se complementan y atienden un objetivo especifico dentro de la gestión documental que se presenta a continuación de manera abstracta:

_{^{Estándares relacionados con la Gestión documental electrónica}}			_{^{Procesos de gestión documental}}								_{^{Relación con un SGDEA}}
			_^Planeación			_{^{Organización}}			_{^{Preservación}}
_^ALCANCE	_^ESTÁNDAR	_^TEMÁTICA	_^Planeación	_^Producción	_{^{Gestión y tramite}}	_{^{Organización}}	_{^{Transferencia}}	_{^Disposición}	_{^{Preservación}}	_^Valoración
_{^{Gestión documental}}	_{^{ISO 15489-1:2017}}	_{^{Gestión de registros}}	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^Alta
	_{^{ISO 30300:2013 ISO 30301:2013 ISO 30302:2016}}	_{^{Sistemas de gestión de registros}}	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^Alta
	_{^{ISO 23081:-1:2018 ISO 23081-2:2016 ISO 23081-3:2016}}	_^Metadatos	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^Alta
	_{^{NTC 5985:2013}}	_{^{Digitalización}}	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^Baja
_{^{Preservación digital}}	_{^{GTC ISO TR 18492:2013}}	_{^{Metodología, Estrategias de Preservación}}	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^Media
	_{^{SO 14641-1:2014 Parte 1}}	_{^{Archivado electrónico}}	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^Media
	_{^{ISO 14721:2018}}	_{^{Modelo OASIS}}	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^Media
	_{^{ISO 13008:2014}}	_{^{Estrategias de Preservación Conversión y Migración}}	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^Media
	_{^{ISO-TR 18128:2016}}	_{^{Identificación de Riesgos Documentales}}	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^x	_^Alta
_{^{Requisito de software}}	_{^{ISO 16175-1: 2013 ISO 16175-2: 2015}}	_{^{Requisitos Funcionales}}	_^x		_^x						_^Alta

_{^{Fuente: Archivo General de la Nación}}

En el cuadro anterior se presenta el alcance de la norma, temática general de la misma, proceso de gestión documental que se relaciona directamente, y como involucra el uso de un Software de gestión documental, de manera que facilita la comprensión y la consulta rápida del estándar versus los procesos de la gestión documental.

Resulta un poco complejo condensar los requisitos documentales y materializarlos en un anexo funcional al momento de adquirir un SGDEA, sin embargo, para lograr existen referencias tales como las del AGN y MinTic, que en el caso colombiano apilan los requisitos de los estándares citados anteriormente.

BESTDoc, nuestro Software de gestión electrónica de documentos de archivo – SGDEA, toma el modelo de requisitos de del AGN, Guía de documentos y expedientes electrónicos, estándares citados y nuevos requisitos que basados en la experiencia de 10 años implementación de SGDEA, desarrolla e innova con nuevos requerimientos que atiende las necesidades de nuestros clientes, para materializarlo en un software que además de cumplir normativamente lo relacionado a la gestión documental, también presenta altos niveles de usabilidad, logrando el equilibrio entre el cumplimiento normativo, legal, técnico y funcional.

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