A partir del año 2019, con el firme propósito de dar un mejor manejo de la función archivista de la justicia regional y con el ánimo de garantizar el derecho a la información y reprografía de la documentación, la Rama Judicial, a través de la Sala Administrativa, El Consejo Superior de la Judicatura, define y crea el Centro de Documentación Judicial- CENDOJ, la Sección de Archivo más grande del País.  

Con miras a fortalecer las actividades del Centro de Documentación Judicial-CENDOJ, la Sala Administrativa, en diciembre de 2020, fijó una nueva estructura y equipo humano que se encargaría de establecer los lineamientos para fortalecer la infraestructura tecnológica de la entidad.  

¿Cómo el Consejo Superior de la Judicatura – Rama Judicial decide promover y fortalecer los mecanismos para el acceso a la información a través de los servicios de Microsoft? 

Como es de conocimiento general, el Consejo Superior de la Judicatura es el órgano del Estado colombiano responsable del gobierno y la administración de la Rama Judicial. En desarrollo de sus funciones constitucionales y legales, ha previsto la definición e implementación de una política que permita el eficiente uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la administración de justicia, recogiendo los avances que en esta materia ha tenido en los últimos años; y es la entidad encargada de la formulación de la planeación estratégica de la Rama Judicial, entre la que se considera la consolidación y formulación de los planes operativos, dentro de los cuales existe el proceso de la Gestión Documental.  

A partir de esta definición, la entidad decide contratar los servicios de configuración y almacenamiento de una solución basada en infraestructura como servicio (IAAS), suministrada por un proveedor de nube publica para el almacenamiento escalado de mínimo 350 Terabytes (Por Demanda).  

¿Por qué el Consejo Superior de la Judicatura – Rama Judicial confió en la nube de AZURE? 

El Consejo Superior de la Judicatura, orientado por sus estrategias corporativas, de Gobierno y bajo los estándares de innovación tecnológica, tenía la oportunidad de creer con un esquema de alta disponibilidad y escalabilidad que le brindara alta capacidad de administración y operación de una aplicación de gestión documental a través de la Nube y de esta forma crear un esquema de hosting en la nube pública con un servicio de organización de alto rendimiento compatible con almacenamientos tipo Storages, para las herramientas a configurar:  

De esta forma, la entidad se propuso en la nube de Azure, establecer un marco de un buen diseño en arquitecturas, mediante un proceso consultivo que se llevó a cabo por parte de BEXTechnology S.A. como partner del fabricante y en conjunto se planteó el objetivo de Identificar y definir las diferentes decisiones a nivel estratégico que servirán de línea base durante el proceso de adopción de nube, garantizando un nivel de seguridad durante todo el proceso de escala empresarial a implementar y a su vez ofrecer equilibrio efectivo entre velocidad y control, permitiendo incorporar cada una de estas decisiones a lo largo del ciclo de vida de la adopción de nube.  

Cada una de estas decisiones se derivan de las 5 disciplinas de gobierno de nube especificadas en la fase de Gobernanza del Cloud Adoption Framework: (Coherencia de Recursos, Línea Base de Seguridad, Línea Base de Identidad, Administración de Costos, y Automatización de Implementación) 

De esta forma y con base en este marco, la implementación que se llevó a cabo, de acuerdo con las necesidades de la entidad, consistió en crear una Landing Zone con las características de una topología Hub & Spoke  

¿Por qué BEXTechnology? 

La solución de BEXTechnology S.A., BESTDoc, Asegura la gestión, integridad, análisis, disponibilidad, control y perdurabilidad de la misma; lo cual se alinea perfectamente a la estrategia de la Rama Judicial y del Consejo Superior de la Judicatura. 

Garantizando la disponibilidad de los expedientes a través de un medio controlado, es decir un repositorio de documentos digitales, integrado, no sólo por el documento físico transformado, sino por todos los demás documentos que hacen parte del proceso como los almacenados en discos, o nubes de almacenamiento, unido y orquestado a través de una aplicación de administración de documentos con un motor de generación y administración de llaves para garantizar la seguridad de la información, la consulta y disposición de los documentos en el proceso judicial. 

Este producto, tiene como meta, a 2023, garantizar la gestión de expedientes electrónicos de más 350 terabytes proyectadas en el plan operativo de la entidad así como abordar la operación de más de TREINTA Y CINCO MIL USUARIOS (35.000) a nivel nacional, CINCOMIL QUINIENTOS CINCUENTA Y OCHO DESPACHOS (5.558), DOS MILLONES (2.000.000) de expedientes electrónicos, con una estimación de TREINTA Y CUATRO (34) millones de archivos gestionados en el la solución y garantizando a la disponibilidad a más de TREINTA Y SIETE (37) millones de Colombianos.  

Es por esto, que la entidad confió en BEXTechnology y su producto BESTDoc, el cual, al 31 de marzo de 2022, lleva una operación óptima y satisfactoria en gestión documental de 5 tarabytes, con MIL CUATROCIENTOS (1.400) usuarios operando el producto cerca de DOSCIENTOS CINCUENTA MIL (250.000) archivos que corresponden a más de QUINCE MIL (Expedientes).  

¿Qué tecnologías de Microsoft se utilizaron?