Automatización: despídase de las tareas repetitivas

Tecnología / July 15, 2021

¡Llegó el momento de ahorrar tiempo en el trabajo y ser más productivo!, y la automatización de determinadas tareas contables y administrativas de seguro será la solución. Al lograr que su equipo de trabajo haga más en menos tiempo, la automatización de tareas diarias permite enfocar los esfuerzos en lo que realmente importa y genera valor, como fortalecer la relación con los clientes o pensar en estrategias para aumentar ventas, es así como la automatización genera un impacto significativo para las PYMES, en donde los recursos humanos y financieros son limitados en este período de la pandemia global de COVID-19.

En este artículo hablaremos sobre las 5 tareas repetitivas que puede automatizar con soluciones inteligentes desarrolladas por BEXT, para su empresa, sea cual sea su tamaño y sector de actividad.

1. Automatizar la entrada de datos

Una forma rápida y sencilla de reducir costes en una empresa es automatizar tareas como la entrada de datos. Esta tarea administrativa rutinaria, a menudo realizada por dependientes, se beneficia de estar mecanizada para reducir la nómina, utilizar los recursos humanos en tareas de más valor para la empresa, pero también para reducir el riesgo de error humano. Estudios como el de Experian indican que el error humano, como errores tipográficos, entradas manuales incorrectas o diferentes prácticas de entrada de datos, es una de las principales causas de los problemas de datos. Al elegir una de las soluciones inteligentes que tenemos a disposición, ya no tendrá que preocuparse por el riesgo de error, ya que la información se validará automáticamente. Suponga que recibe una gran cantidad de órdenes de compra, nuestro software tendrá la capacidad de extraer la información clave de cada orden de compra para compararla con su sistema financiero. Además de ahorrar tiempo, también se asegurará de que la entrada de datos sea siempre precisa. ¡y vaya, qué tranquilidad!

2. Archivar documentos de forma más rápida y eficaz

¿Dedica mucho tiempo a administrar y archivar documentos escaneados? ¡Eso cosa del pasado! nuestros desarrollos de software inteligente agilizan esta tarea diaria para maximizar el tiempo de trabajo de cada uno de sus empleados. Las cifras lo dicen todo: ¡el tiempo medio de búsqueda de un documento disminuye de 5 minutos a 10 segundos con nuestro software de automatización! Pero, ¿cómo es esto posible? Concretamente, nuestra App lee y comprende el contenido del texto de los documentos que se le presentan, lo que le permite clasificarlos de manera óptima en su bóveda documental inteligente. Cuando inicia una búsqueda de documentos, nuestra app para automatización presenta exactamente lo que necesita ... ¡en solo unos segundos! ¿Busca una ficha técnica, un formulario de pedido o una factura? Simplemente ingrese una fecha, número, código o el nombre del cliente y ¡listo!

3. Reúna documentos adicionales

Encontrar la ruta más rápida para desarrollar su trabajo a través de todo el papeleo puede volverse abrumador a medida que su negocio crece. Los documentos de todo tipo se acumulan y adquieren un tamaño considerable, por lo que es difícil ver todas las facturas de un solo proveedor de un vistazo. Nuestro sistema de automatización se encarga de esta tarea repetitiva, su módulo de gestión documental inteligente simplifica enormemente el montaje de documentos de la misma naturaleza o enlazados por un elemento común: dos presupuestos que se complementan o una factura de un proveedor con la orden de compra asociada, por nombrar algunos. Una valiosa herramienta que potenciará su trabajo diario, a la vez que ofrecerá un mejor servicio a sus clientes gracias a una gestión óptima y centralizada.

4. Solicite la aprobación de los empleados o superiores.

¿Es esta realmente la versión correcta de su presupuesto, es la propuesta comercial que debe enviar a su cliente? ¿Su supervisor aprobó la cotización? Si es así, ¿ha sido modificada o comentada? Independientemente de la aprobación requerida, nuestro sistema de automatización se encarga de ello por usted. Todo lo que tiene que hacer es crear un flujo de trabajo para que este tipo de documentos siempre se envíe a su supervisor. Automatizar esta tarea operativa podría ahorrarle costosos errores y rebotes de correo electrónico. Nuestro sistema de automatización no solo se asegurará de que el documento se envíe a la persona adecuada para su aprobación, sino que también se asegurará de que la versión mostrada sea siempre la más reciente. ¡Diga adiós a las innumerables versiones superpuestas del mismo documento!

5. Validar automáticamente los importes

¡La eficiencia contable también está en los hilos de nuestros sistemas de automatización! Imagine un software especialmente diseñado para conciliar pedidos y facturas, la solución inteligente detectaría instantáneamente cualquier diferencia en los montos o cualquier diferencia en las cantidades. ¡Imagínese la ganancia de eficiencia y la reducción de los tiempos de pago de las cuentas por cobrar!

Y con todas estas tareas repetitivas por automatizar, ¿deberíamos temer la desaparición de puestos o el despido de empleados? La inteligencia artificial, por supuesto, está transformando nuestras vidas, ya sea en el trabajo o en otros lugares, pero los humanos han demostrado constantemente una gran capacidad de adaptación. Cualquiera que sea la era o la innovación, los trabajadores desarrollan su experiencia y aprenden nuevas tareas.

De hecho, la preocupación se centra más en la supervivencia a corto plazo y la sostenibilidad de empresas que tardan en automatizar determinadas tareas repetitivas. La competencia es cada vez más intensa y el hecho de dirigir todos tus esfuerzos en la relación con el cliente y en la propuesta de una oferta única te ayudará a destacar. Obtenga las herramientas para llegar allí ahora confiando la automatización de las tareas administrativas y contables a los expertos en tecnología.

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