5 estrategias para que sus reuniones sean realmente productivas

En una encuesta realizada hace algunos años, Microsoft descubrió que las personas pasan 5.6 horas a la semana en reuniones y que el 71 por ciento de los trabajadores estadounidenses dijo que las reuniones en las que participan "no son muy productivas". Muchos empleados están pensando en ese escritorio lleno de trabajo que deberían hacer, mientras que otros están soñando despiertos o revisando sus teléfonos inteligentes en busca de mensajes.

Es esencial planear las reuniones para sacar el máximo provecho de ese tiempo invertido, en este artículo compartimos 5 estrategias súper sencillas con la cuales veras un cambio significativo en los resultados de las reuniones programadas.

Invitar solo a las personas adecuadas e interesadas en el tema de la reunión

Esto significa que debe invitar solo a aquellas personas que usted cree que lo ayudarán a obtener la información y los resultados que necesita, ni más ni menos. Esta lista es más fácil de redactar una vez que haya completado una agenda. Evite excluir a personas conocedoras basadas en la política. Incluya cualquier persona, grupo o departamento que esté seguro de que se verá afectado por su reunión. Tenga un plan para distribuir sus resultados a quienes estuvieron presentes, y también a cualquier persona invitada que no pueda asistir.

Enviar agenda antes de que comience la reunión

Una vez que comprenda claramente los motivos de su reunión y los resultados previstos, cree una agenda. Agendas claras impulsan reuniones exitosas. La agenda no solo le dice a la gente qué esperar, sino que también describe los temas de discusión, establece el contexto y el alcance, enumera las cuestiones clave y establece los objetivos deseados.

Cuando se envía antes de la reunión, una agenda le permite a usted y a otros prepararse. Evite perder tiempo valioso de reunión: distribuya la información de antemano. Si corresponde, solicite comentarios y haga que su agenda más reciente esté visible durante la reunión. Ayuda a mantener la reunión enfocada y hace referencia a la información más actualizada.

Esté preparado y dé un buen ejemplo

Comience y termine su reunión a tiempo. Asegúrese de tener todas las herramientas, datos e informes que necesita disponibles antes del inicio de la reunión y colóquelos en el espacio de la reunión con anticipación. No pierda tiempo en reuniones conectando equipos, verificando conexiones o buscando archivos en su computadora portátil si estas tareas se pueden completar antes.

Las personas apreciarán sus esfuerzos para llevar a cabo una reunión eficiente que finalice a tiempo o antes de lo programado. Una vez que comience, dé un buen ejemplo hablando de manera clara, respetuosa y constructiva. Aliente a todos los participantes de la reunión a contribuir a la reunión: si alguien no participa activamente, la reunión es probablemente una pérdida de tiempo para ellos. Mueve tu reunión siguiendo la agenda. Si la discusión se sale del tema, o se vuelve personal y ya no es constructiva, vuelva a enfocar.

Identificar temas para la escalada y posibles discusiones fuera de línea para un momento posterior. La discusión animada o acalorada durante las reuniones puede ser constructiva y bastante productiva siempre que no se convierta en algo personal y fuera de tema.

Siempre tenga en mente los resultados deseados

Antes de reservar una sala y enviar invitaciones, tómese unos minutos para considerar por qué quiere llamar a su reunión en primer lugar. ¿Quién debería estar presente? ¿Qué resultados espera de la reunión? ¿Qué impacto esperas tener? Al igual que con cualquier otra herramienta, las reuniones producen resultados deseables solo cuando se tienen en cuenta sus limitaciones.

Al final de la reunión, resuma los resultados y haga las tareas

Una vez que se haya cubierto la agenda, o se haya terminado el tiempo asignado, concluya la reunión. Evite la necesidad de continuar abordando cualquier problema nuevo que pueda surgir. El cierre cierra oficialmente la reunión. Confirma, aclara y resume lo que se discutió, y la comprensión de la situación o los objetivos de todos.

Confirme si su reunión ha cumplido sus objetivos. Si resulta que su reunión le ha dejado preguntas adicionales, identifique nuevos temas, sugiera acciones adicionales, incremente sus inquietudes o reprograme reuniones de seguimiento según sea necesario. Después de la reunión, distribuya notas y actas a aquellos en sus listas de distribución de manera oportuna. Como pensamiento final, solicite la retroalimentación de los demás.

Nos encantaría conocer su opinión respecto al tema expuesto, los invitamos a participar y así ampliar colectivamente el conocimiento.

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