4 razones por las que la gestión documental es clave para una gobernanza de datos efectiva

La gestión documental es una práctica esencial para cualquier empresa que desee mantener una gobernanza de datos efectiva. La digitalización de la información ha generado un aumento exponencial en la cantidad de datos que se manejan en las organizaciones, lo que ha llevado a la necesidad de implementar procesos y herramientas que permitan su gestión adecuada.  

A continuación, se presentan 4 razones por las que la gestión documental es clave para una gobernanza de datos efectiva: 

1. Reduce el riesgo de incumplimiento normativo: La gestión documental es una parte integral de la gobernanza de datos, y su implementación efectiva puede ayudar a reducir el riesgo de incumplimiento normativo. En muchos sectores, hay regulaciones que imponen reglas sobre cómo se deben manejar y almacenar los datos, y no cumplir con estas normas puede tener consecuencias legales y financieras graves. 


2. Mejora la calidad y precisión de los datos: La aplicación de buenas prácticas permite a las empresas establecer estándares claros para la captura, almacenamiento y gestión de los datos. Esto puede incluir definir qué datos son relevantes, cómo se deben capturar y cuándo se deben actualizar. Además, al tener un sistema de gestión documental bien estructurado, las empresas pueden asegurarse de que los datos estén disponibles en un formato uniforme y fácilmente accesible para los empleados que los necesitan. Esto reduce el riesgo de errores y garantiza que los datos sean consistentes en toda la organización.


3. Facilita la colaboración y el trabajo en equipo: Un sistema de gestión documental bien diseñado puede permitir a los empleados trabajar juntos en documentos, compartir comentarios y colaborar en proyectos en tiempo real, incluso si no están en la misma ubicación física. Esto significa que los empleados pueden trabajar de forma más eficiente, sin tener que preocuparse por la versión correcta del documento o por la necesidad de enviar correos electrónicos con documentos adjuntos.  Una correcta implementación, ayuda a las empresas a establecer flujos de trabajo claros y procesos de revisión y aprobación, lo que facilita la colaboración y el trabajo en equipo.  Al tener un proceso estructurado, los empleados pueden trabajar juntos de manera más efectiva, lo que aumenta la eficiencia y reduce los errores.


4. Toma de decisiones informada y basada en datos: Permite a las empresas organizar y categorizar la información de manera que sea fácilmente accesible y comprensible para los usuarios finales, facilitando el acceso a la información que necesitan para tomar decisiones informadas y basadas en datos, en lugar de depender de suposiciones o conjeturas. Además, posibilita el análisis de datos e identificación de patrones y tendencias clave para que los gerentes y otros tomadores de decisiones pueden utilizar esta información para evaluar el rendimiento de la empresa, identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones informadas basadas en datos.

En BEXTechnology, entendemos la importancia de la gestión documental para una gobernanza de datos efectiva y estamos comprometidos con ayudar a las entidades públicas y privadas a mejorar y optimizar estos procesos a través de soluciones que se ajustan a las necesidades reales de cada Organización.

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